La empresa debe garantizar un registro diario de jornada que refleje la hora concreta de inicio y fin de cada persona trabajadora. Debe conservarlo durante cuatro años y mantenerlo disponible para las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
Esta obligación sigue recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La guía está revisada a 3 de agosto de 2026 y explica la norma vigente, no proyectos o anuncios que todavía no hayan modificado el BOE.
| Obligación | Regla general | Responsable |
|---|---|---|
| Registrar cada jornada | Hora concreta de inicio y finalización | La empresa garantiza el sistema; la plantilla debe usarlo correctamente |
| Organizar el registro | Negociación colectiva, acuerdo o decisión empresarial tras consulta | Empresa y representación legal cuando exista |
| Conservar datos | Cuatro años | Empresa |
| Facilitar acceso | Trabajadores, representantes e Inspección | Empresa |
A quién se aplica el registro de jornada
La regla general alcanza a las personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de que su jornada sea completa o parcial, presencial, móvil o a distancia. Hay relaciones y colectivos con regulación específica que deben revisarse por separado, como alta dirección, determinados trabajadores móviles o jornadas especiales.
El convenio colectivo puede concretar la organización, pausas, disponibilidad, desplazamientos o el modo de documentar incidencias. Antes de implantar una aplicación genérica conviene revisar convenio, contratos, acuerdos de teletrabajo y turnos reales.
Qué datos debe recoger
El mínimo legal del artículo 34.9 es el horario concreto de inicio y finalización de la jornada diaria. Para que el registro sea útil y defendible, el procedimiento debe permitir interpretar las pausas, incidencias y correcciones sin perder trazabilidad.
- Identidad de la persona trabajadora.
- Fecha de la jornada.
- Hora real de inicio y finalización.
- Pausas cuando sean necesarias para diferenciar tiempo efectivo.
- Incidencias, correcciones y responsable de validarlas.
- Tratamiento de turnos que cruzan medianoche, viajes o trabajo móvil.
No conviene convertir el horario teórico en registro automático. Si el sistema precarga siempre la misma jornada sin reflejar la realidad, pierde capacidad probatoria y puede ocultar excesos.
Registro en teletrabajo y trabajo móvil
La Ley 10/2021 exige que el registro de la persona que trabaja a distancia refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad e incluya, entre otros datos, el inicio y el final. La flexibilidad no elimina el registro.
En puestos móviles, comerciales o servicios en cliente, la empresa debe definir cuándo empieza el tiempo de trabajo, cómo se registran desplazamientos y qué ocurre sin cobertura. No hay una respuesta universal: convenio, instrucciones, autonomía del puesto y realidad de la prestación importan.
¿Puede usarse papel, app o fichaje web?
La ley no impone con carácter general una única tecnología. El sistema puede ser manual, digital o mixto si refleja la jornada real, puede conservarse, es accesible y no permite alteraciones sin control.
| Sistema | Ventaja | Riesgo a controlar |
|---|---|---|
| Papel | Sencillo en centros pequeños | Pérdida, firma anticipada, correcciones sin rastro y archivo |
| Web o app | Acceso desde varios centros y reportes | Privacidad, credenciales, disponibilidad y geolocalización excesiva |
| Terminal físico | Uso claro en un centro estable | Colas, averías y personal desplazado |
| Integración con RRHH | Incidencias y nómina conectadas | Confundir presencia con tiempo efectivo o aceptar datos sin revisar |
Protección de datos y geolocalización
Registrar jornada no autoriza a recoger cualquier dato. La empresa debe informar del tratamiento y aplicar los principios de necesidad, idoneidad y proporcionalidad. Si utiliza geolocalización o dispositivos personales, debe justificar por qué son necesarios y limitar el seguimiento al contexto laboral.
Una aplicación que registra la ubicación al fichar no debería convertirse en seguimiento permanente si esa vigilancia no es necesaria. También hay que definir perfiles de acceso, plazo de conservación y procedimiento ante errores.
Cómo implantar un registro horario en una pyme
- Revisa convenio y puestos: identifica turnos, flexibilidad, movilidad, teletrabajo y pausas.
- Consulta a la representación legal: documenta el proceso cuando exista.
- Define reglas sencillas: qué se ficha, cuándo y cómo se corrige.
- Elige el medio: papel, terminal, web o app según la operativa real.
- Informa y forma: entrega instrucciones y política de privacidad.
- Revisa incidencias: olvidos, excesos, turnos imposibles y correcciones recurrentes.
- Conserva y exporta: verifica que los registros de cuatro años pueden recuperarse.
Qué ocurre con horas extraordinarias y contratos parciales
El registro diario general no sustituye otras obligaciones de control o entrega de resúmenes que puedan resultar aplicables. Si aparecen excesos recurrentes, la empresa debe revisar jornada pactada, horas extraordinarias o complementarias, descansos y convenio.
Un sistema no corrige por sí solo una mala organización. Si los fichajes reflejan jornadas superiores pero nadie investiga la causa, el riesgo laboral sigue creciendo.
Sanciones por incumplir el registro horario
La transgresión de las normas sobre jornada y registro está tipificada como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La escala general vigente para infracciones graves va de 751 a 7.500 euros, según grado y circunstancias.
La cuantía concreta no debe calcularse solo con esa horquilla: pueden concurrir incumplimientos de jornada, horas extra, descansos, obstrucción u otras materias. Ante una actuación inspectora conviene revisar el expediente y la documentación real antes de responder.
Checklist antes de una inspección
- Registros completos y recuperables de los últimos cuatro años.
- Procedimiento comunicado a toda la plantilla.
- Acuerdo, consulta o decisión empresarial documentada.
- Correcciones con motivo y trazabilidad.
- Coherencia entre fichajes, turnos, contratos, nóminas y horas extra.
- Política de privacidad y accesos limitados.
- Tratamiento específico de teletrabajo, movilidad y jornadas especiales.
Si necesitas revisar el sistema, consulta la asesoría laboral online, la gestión de nóminas y contratos o el apoyo ante inspecciones de trabajo.
Fuentes oficiales consultadas
Fuentes oficiales de consulta
Contrasta plazos, requisitos y cambios normativos en las fuentes primarias aplicables antes de tomar una decisión.