Un gasto del autónomo no es deducible solo por tener factura. Debe estar vinculado a la actividad, justificarse, registrarse en los libros correspondientes e imputarse al periodo correcto. Además, IRPF e IVA tienen reglas distintas: un mismo vehículo o suministro puede recibir un tratamiento diferente en cada impuesto.
Esta guía está revisada a 3 de agosto de 2026 y se centra en estimación directa. El régimen, la actividad y la prueba disponible pueden cambiar el resultado.
| Comprobación | Pregunta práctica | Evidencia |
|---|---|---|
| Vinculación | ¿Es necesario o propio de la actividad? | Contrato, cliente, proyecto, uso y explicación empresarial |
| Justificación | ¿Existe factura completa o documento válido? | Proveedor, NIF, concepto, fecha, base, tipo y cuota |
| Registro | ¿Está en el libro y cuenta correctos? | Libro de gastos, facturas recibidas, bienes de inversión |
| Imputación | ¿Corresponde a este ejercicio y actividad? | Fecha, devengo, pago y criterio aplicable |
Requisitos para deducir un gasto en IRPF
En estimación directa, el rendimiento parte de ingresos y gastos de la actividad. La deducibilidad exige correlación con los ingresos o con el desarrollo del negocio, justificación suficiente y registro. Un gasto personal no se convierte en profesional por pagarlo desde una cuenta del negocio.
- Relación con la actividad: debe servir para obtener ingresos, mantener la operativa o cumplir una obligación empresarial.
- Justificante: normalmente se necesita factura completa. Un ticket puede no identificar al destinatario ni permitir la misma prueba.
- Registro: debe figurar en el libro registro que corresponda.
- Importe razonable: si mezcla uso personal o resulta ajeno al negocio, hay que separar o rechazar la parte no acreditada.
Gastos habituales que pueden ser deducibles
La lista no es automática. Cada categoría requiere revisar actividad, justificante y posible uso mixto.
- Compras de mercaderías, materias primas y consumos de explotación.
- Alquiler del local, coworking y determinados cánones.
- Cuotas del RETA y, con sus reglas, mutualidades alternativas.
- Sueldos, Seguridad Social y otros costes del personal.
- Servicios de gestoría, asesoría, abogacía, diseño o tecnología.
- Seguros relacionados con la actividad.
- Reparaciones y conservación que no sean una mejora activable.
- Comisiones bancarias y gastos financieros vinculados al negocio.
- Software, licencias, dominios, alojamiento web y herramientas profesionales.
- Amortización de inmovilizado afecto, según tablas y reglas aplicables.
IRPF e IVA no se deducen con la misma regla
En IRPF se analiza si el gasto y el elemento están afectos a la actividad. En IVA se analiza la cuota soportada y el grado de utilización empresarial según la Ley del IVA. Por eso no debe copiarse el porcentaje de un impuesto al otro.
| Situación | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Gasto corriente exclusivamente profesional | Puede deducirse si cumple requisitos | La cuota puede deducirse si está afecto y existe derecho |
| Turismo con uso mixto | La regla general exige afectación exclusiva, salvo excepciones reglamentarias | Existe una presunción general del 50 % que puede probarse en más o en menos |
| IVA soportado que sí se deduce en el 303 | No se suma otra vez como gasto | Se deduce como cuota soportada |
| IVA no deducible | Puede integrar el gasto o el valor del activo según el caso | No se recupera en la autoliquidación |
Vivienda habitual y suministros
Si una parte de la vivienda habitual está afecta a la actividad y puede aprovecharse de forma separada, determinados gastos de titularidad como IBI, comunidad, alquiler o amortización se analizan en proporción a la superficie y al porcentaje de titularidad que corresponda.
Para suministros como electricidad, agua, gas, telefonía o internet, la regla especial de IRPF permite aplicar el 30 % a la proporción de metros cuadrados afectados, salvo que se pruebe un porcentaje distinto.
Ejemplo: si el despacho ocupa el 20 % de una vivienda, la regla general de suministros aplica el 30 % sobre ese 20 %. El resultado es un 6 % del suministro, no un 30 % de toda la factura.
Vehículo, combustible y reparaciones
Este es uno de los puntos con más errores porque IRPF e IVA divergen.
Vehículo en IRPF
Para automóviles de turismo, motocicletas y otros vehículos enumerados por la norma, la afectación al IRPF exige como regla general uso exclusivo para la actividad. El uso privado accesorio que puede admitirse en otros bienes no se aplica de la misma forma a estos vehículos.
Existen excepciones para categorías como vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores, desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales y cesión onerosa habitual. Hay que comprobar que el caso encaja realmente.
Vehículo en IVA
La Agencia Tributaria explica una presunción general de afectación del 50 % para la cuota de IVA de determinados vehículos utilizados en la actividad. Es una presunción que admite prueba de un grado superior o inferior. Determinadas categorías tienen presunción del 100 %.
Combustible, peajes, reparaciones o aparcamiento no deben registrarse de forma automática: necesitan relación con el vehículo, la actividad y una factura adecuada.
Manutención del propio autónomo
Los gastos de manutención del empresario o profesional pueden deducirse en IRPF cuando se producen en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de restauración y hostelería, se pagan por medio electrónico y respetan los límites reglamentarios.
- España, sin pernocta: hasta 26,67 euros al día.
- Extranjero, sin pernocta: hasta 48,08 euros al día.
- España, con pernocta: hasta 53,34 euros al día.
- Extranjero, con pernocta: hasta 91,35 euros al día.
La AEAT vincula estos límites a desplazamientos a municipio distinto del lugar de trabajo habitual y de la residencia. Conviene conservar factura, pago electrónico, motivo, cliente o evento y desplazamiento. Una comida ordinaria cerca de casa no se deduce solo por hablar de trabajo.
Teléfono, internet, formación y ropa
- Teléfono e internet: una línea separada para el negocio facilita acreditar el uso. Si existe uso mixto, hay que justificar el criterio aplicado.
- Formación: debe relacionarse con la actividad actual o con necesidades reales del negocio. Un curso de interés personal sin conexión profesional es difícil de defender.
- Ropa: uniformes, protección o vestuario de uso profesional específico pueden justificarse. La ropa ordinaria susceptible de uso personal no suele cumplir el mismo criterio.
- Suscripciones: prensa técnica, bases de datos o herramientas deben tener utilidad profesional demostrable.
Bien de inversión o gasto del año
Un ordenador, maquinaria, mobiliario o equipo que vaya a utilizarse durante varios ejercicios puede ser inmovilizado. En ese caso, el coste no siempre se deduce por completo en el momento de la compra: se distribuye mediante amortización conforme a las reglas aplicables.
Separar reparación de mejora también importa. Mantener un activo en funcionamiento puede ser gasto; ampliar capacidad, vida útil o valor puede exigir activación y amortización.
Documentación que conviene guardar
- Factura completa a nombre del titular de la actividad.
- Justificante bancario o pago electrónico cuando sea relevante.
- Contrato, pedido, presupuesto o correo que explique el servicio.
- Motivo del desplazamiento, cliente, proyecto o evento.
- Criterio de reparto en vivienda, suministros o usos compartidos.
- Inventario y cuadro de amortización de bienes de inversión.
- Registro en los libros de IRPF e IVA que correspondan.
Errores frecuentes
- Deducir todo lo pagado con la tarjeta del negocio.
- Usar el 50 % del IVA del vehículo como si también fuera una regla del IRPF.
- Aplicar un 30 % directo a todos los suministros de casa.
- Guardar solo el cargo bancario sin factura ni concepto.
- Deducir comidas sin desplazamiento, factura o pago electrónico.
- Llevar un equipo duradero como gasto corriente sin revisar amortización.
- Registrar facturas de otra persona o de una actividad distinta.
Si necesitas revisar tus libros antes del trimestre, consulta la gestoría para autónomos, la asesoría fiscal para autónomos y las tarifas fiscales.
Fuentes oficiales consultadas
Fuentes oficiales de consulta
Contrasta plazos, requisitos y cambios normativos en las fuentes primarias aplicables antes de tomar una decisión.