Para cambiar de gestoría sin perder el control, fija una fecha de traspaso, reúne los documentos y confirma quién atenderá cada vencimiento. La transición no termina cuando se envía una carpeta: la nueva asesoría debe poder revisar lo recibido y saber qué queda abierto.
Esta guía ayuda a una pyme a preparar el traspaso fiscal, contable y laboral. El servicio comercial está en cambio de gestoría online; la elección de alcance se puede revisar en gestoría para pymes.
Cuándo conviene estudiar el cambio
Antes de decidir, concreta el problema: balances que llegan tarde, obligaciones sin explicar, incidencias repetidas en nóminas o falta de seguimiento de expedientes. Un retraso aislado y un circuito que falla todos los meses no requieren la misma respuesta. Pide un diagnóstico de lo que necesitas mejorar y revisa las condiciones de tu contrato actual.
No hay un momento universal para todos los negocios. Si hay un vencimiento próximo, un requerimiento o una nómina pendiente, el plan debe identificar quién lo ejecutará. Cambiar al terminar un periodo puede facilitar la separación del trabajo, pero no elimina por sí solo las obligaciones del ejercicio anterior.
Inventario de documentos para la nueva asesoría
| Área | Qué solicitar y comprobar |
|---|---|
| Fiscal | Modelos presentados y justificantes, datos censales, pagos o aplazamientos y relación de declaraciones pendientes. |
| Contable | Balance, mayores, diario, libros, facturas y conciliaciones. Fecha del último periodo realmente cerrado y formato de exportación. |
| Laboral | Contratos, nóminas, liquidaciones, incidencias y trámites abiertos, cuando existe plantilla. |
| Societaria | Estado de libros, cuentas y obligaciones de la sociedad; responsable de cada trabajo pendiente. |
| Expedientes | Notificaciones, requerimientos y actuaciones en curso con su estado, documentación y siguiente actuación. |
| Herramientas | Usuarios, permisos y exportaciones de facturación, contabilidad o nóminas; inventario de autorizaciones y responsables. |
Un PDF del balance no equivale a disponer del diario y los mayores que permiten investigarlo. Pide formatos utilizables y conserva una copia de la entrega original. Si falta algo, registra qué documento es, quién lo aporta y cómo afecta al siguiente trabajo.
Plantilla descargable para controlar las entregas
Descargar el inventario de cambio de gestoría (CSV). La hoja contiene área, documento, periodo, responsable, estado y observaciones. Complétala en una hoja de cálculo; no contiene datos de clientes ni concede accesos.
- Marca cada elemento como «pendiente», «recibido» o «revisado». Recibir un archivo no confirma que esté completo.
- Identifica el último periodo cerrado y el primero que asumirá la nueva asesoría.
- Relaciona las incidencias con el trabajo que pueden bloquear.
- Confirma el responsable del siguiente impuesto, nómina o respuesta a una notificación.
Mensaje para solicitar el traspaso
Puedes adaptar este texto a tu contrato y al alcance del cambio:
Estamos organizando el traspaso de la gestión. Os pedimos la relación de modelos presentados con justificantes, libros y ficheros contables, conciliaciones y, si procede, documentación laboral. Indicad el último periodo cerrado, los documentos pendientes y los expedientes abiertos. Necesitamos acordar qué trabajos seguís atendiendo y cuáles asume la nueva asesoría, especialmente el próximo vencimiento. Confirmad el canal de entrega y la persona de contacto.
El mensaje organiza la solicitud; no sustituye las condiciones de baja, preaviso o devolución de documentación de tu contrato. Si hay desacuerdo sobre un trabajo pendiente, acláralo antes de considerarlo resuelto.
Qué hacer con permisos y autorizaciones
Prepara un inventario de representación ante administraciones, usuarios de software y accesos necesarios. Confirma la autorización de la nueva asesoría y la continuidad operativa antes de revisar los permisos anteriores. No trates el envío de una contraseña como prueba de que una representación se ha actualizado.
La empresa debe saber quién consulta las notificaciones y quién comunica una incidencia. Si usas Anfix o Holded, aclara quién mantiene el software, qué datos se exportarán y qué alcance asumirá cada profesional. No se garantiza una migración completa sin revisar la herramienta y los datos.
Ejemplo: cambio con un trimestre pendiente
Supuesto ilustrativo: la empresa entrega la contabilidad, pero faltan facturas y existe un aplazamiento. Antes de presentar, el plan recoge tres tareas: localizar las facturas, conciliar el aplazamiento y confirmar quién prepara el modelo. El fichero recibido se marca como «recibido» y el periodo como «pendiente de revisión». Así una entrega parcial no se confunde con una gestión terminada.
Cómo comprobar que el traspaso funciona
- La nueva asesoría puede abrir y revisar los ficheros entregados.
- La empresa conoce qué documentos faltan y quién debe aportarlos.
- Los vencimientos próximos tienen un responsable confirmado.
- Los saldos e incidencias anteriores están identificados, aunque su corrección requiera un encargo separado.
- Existe un canal de envío de facturas, aprobación de nóminas y avisos de notificaciones.
Los trabajos heredados no quedan corregidos por cambiar de proveedor. Si el problema principal es el cierre, revisa la checklist de cierre contable. Para estudiar el traspaso con MCR, explica tu situación y el siguiente vencimiento.
Fuentes oficiales de consulta
Contrasta plazos, requisitos y cambios normativos en las fuentes primarias aplicables antes de tomar una decisión.